Cyberslacking - zagrożeniem dla firm, cz.IV

SYMULOWANIE PRACY

Symulowanie pracy nigdy nie było tak proste jak teraz. Skąd pracodawca ma się dowiedzieć, że penetrujemy akurat elektroniczne sklepy, a nie zajmujemy się ważnym projektem? Jeśli nie zagląda nam w ekran monitora nie domyśli się przecież, że jesteśmy zaabsorbowani rzeczami dalece odbiegającymi od spraw firmowych.
Osoby, nadużywające sieci w godzinach pracy mogą doskonale maskować się i udawać, że intensywnie pracują. Wyborny kamuflaż chroni ich od ewentualnego przyłapania przez szefa. Niektóre problemy można w bardzo ławy sposób rozwiązać. Jednym z nich jest cisza, która powstaje wówczas gdy jesteśmy w trakcie czytania kolejnego ciekawego wpisu na forum lub analizujemy super promocje. Aby nie wzbudzać podejrzeń u przełożonego wystarczy ściągnąć z sieci dźwięki, które udają stukanie klawiatury. Odgłos intensywnego uderzania w klawisze sprawi wrażenie, że jesteśmy w transie pisania. Jeśli jednak mamy nerwowego kierownika, który w każdej chwili może znienacka podejść do nas, musimy zaopatrzyć się w kolejną broń. Jest nią tzw. "panic button" czyli szybko wyskakujący obraz np. arkusza kalkulacyjnego. Uchroni nas to od przykrej sytuacji, w której zostalibyśmy nakryci wówczas gdy akurat czytamy kolejny rozdział romantycznej powieści. Taka dodatkowa asekuracja może się zawsze przydać. A potem możemy dalej spokojnie surfować oddając się magii wirtualnych przyjemności.

Nieetyczne jest popieranie cyberslackingu i z całą pewnością powinno się tego zabraniać. Skoro jednak tyle osób to praktykuje to należy je uczulić na to, że zjawisko to będzie coraz bardziej tępione przez właścicieli firm. Już teraz niektórzy zdesperowani pracodawcy postanowili podjąć w tym kierunku poważne kroki instalując oprogramowanie monitorujące ścieżki jakimi się poruszamy w Internecie w czasie pracy. Dlatego zanim zaczniemy buszować po sieci upewnijmy się czy nie jesteśmy śledzeni przez takiego szpiega. Jeszcze lepiej byłoby zaprzestać uprawiania beztroskich wędrówek po bezdrożach sieci. Nic nie jest tak ważne jak posiadanie pracy, szczególnie teraz w dobie tak okrutnego bezrobocia.

SZKODLIWOŚĆ DLA FIRMY

Cyberslacking będzie coraz bardziej zauważany i tępiony przez pracodawców również w Polsce, gdyż jest zjawiskiem, które destrukcyjnie wpływa na działalność firmy. Wprowadza ogólne wyniszczenie poprzez stopniowe paraliżowanie istotnych działań. Pracownicy powinny wykazać się większą rozwagą w niefrasobliwym nadużywaniu Internetu w celach prywatnych, pracodawcy zaś powinni być czujni.
Do szkodliwych czynników, które są następstwem cyberslackingu można zaliczyć:

• spadek produktywności pracowników,
• nadszarpnięty wizerunek firmy,
• przeciążanie sieci,
• wirusy i dialery,
• niezadowalające wyniki finansowe.

Spadek produktywności pracowników

Pracownik, który przeznacza dużo czasu na surfowanie po Internecie zobligowany jest potem do nadrobienia zaległych obowiązków. Pozostaje wówczas po godzinach w pracy lub poświęca na ten cel domowe wieczory. Nie zawsze jednak to starcza i aby nadgonić zmarnowany czas wykorzystuje też noce. Projekt wprawdzie zostaje ukończony jednak cierpi na tym kondycja psychiczna i fizyczna pracownika. Następnego dnia w pracy jest zmęczony i mało produktywny. Rzeczy, które mógłby wykonać w kilka minut zajmują kilka godzin. Ogólne wyczerpanie nie pozwala dostatecznie skupić się na wykonywanych zadaniach. Brak koncentracji i ogólne zamieszanie w głowie są przyczyną popełniania wielu błędów. Oprócz tego zapomni przesłać obiecane dokumenty do kontrahentów, uaktualnić stronę internetową oraz odpowiedzieć na zapytania klientów. W efekcie błędy te prowadzą do osłabiania pozycji firmy.
Brak produktywności wynika także z ograniczonej kreatywności. Trudno oczekiwać od przemęczonego pracownika innowacyjnych pomysłów, skoro w jego głowie tkwi tylko jedna myśl - kiedy skończy się ta praca.
Spadek produktywności jest także wynikiem ogólnego rozproszenia. Odrywanie się od pracy i surfowanie po sieci powoduje dekoncentrację. Kontynuacja pracy nie jest już taka efektywna, gdyż trudno się jest ponownie wyciszyć i skupić. Potrzeba znowu kolejnego czasu, aby wejść w wir pracy.
Cyberslacking wytrąca pracowników z ustalonego harmonogramu działań powodując jednocześnie, że ich moce przerobowe są coraz słabsze.

Nadszarpnięty wizerunek firmy

Pracownicy nadużywający sieci w pracy mogą bardzo łatwo przyczynić się do zburzenia wypracowanego wizerunku firmy. Powodów tego może być bardzo wiele. Jednym z nim jest chociażby lekceważenie klienta, na którego zapytania pracownicy nie mają czasu odpowiadać lub też czynią to zbyt lakonicznie. Innym zagrożeniem jest wykazywanie skłonności do oglądania stron o kontrowersyjnych treściach (strony erotyczne, rasistowskie). W przypadku gdy prawda wyjdzie na jaw prestiżowy wizerunek firmy może ulec zachwianiu. Zaniedbywani klienci i partnerzy mogą wyrobić nową opinię firmie zarzucając jej brak sprawowania kontroli nad poczynaniami pracowników. Każda szanująca się korporacja nie powinna dopuścić do tego typu incydentów.

Przeciążanie sieci

Uprzyjemnianie sobie czasu na surfowaniu i zbieranie wszystkiego co znajdzie się w zasięgu naszej ręki może być powodem przeciążenia sieci. Wszystko jest zależne od tego jakim łączem dysponuje firma jednak w przypadku kiedy wielu pracowników ściąga z Internetu monstrualne pliki graficzne, muzyczne i video można się spodziewać, że sieć będzie funkjonowała znacznie wolniej. Może nawet też dojść do sytuacji kiedy zwyczajnie się zatka. Sytuacja taka może sparaliżować firmę. Brak dostępu do Internetu i niemożliwość skorzystania z poczty elektronicznej może być powodem wielu problemów szczególnie w przypadku dużych korporacji. Istotne projekty, dokumenty i informacje nie trafią do kontrahentów i partnerów na czas na czym może ucierpieć przyszła i obecna współpraca. Wiele strategicznych spraw firmowych może ulec załamaniu. Zostaną utracone potencjalne szanse i możliwości.

Wirusy i dialery

Jednym z mankamentów surfowania w Internecie jest niebezpieczeństwo zwabienia wirusa. Robaka takiego można złapać wędrując po rozmaitych serwisach lub otrzymać go razem z wiadomością e-mail. Dlatego najlepiej nie otwierać załączników pochodzących z nieznanych źródeł. Jakie mogą być konsekwencje działania wirusa, który "zamieszkał" w naszym komputerze o tym każdy chyba wie. Cała dotychczasowa praca może zostać unicestwiona. Jeśli wirus jest groźny może "skonsumować" całą zawartość naszego dysku. Stracić można wszystko na co tak długo pracowaliśmy. Jeśli będą to ważne dokumenty, raporty, analizy itp. ucierpi na tym firma a przy okazji także my otrzymując od szefa reprymendę lub co gorsza wymówienie.
Można powiedzieć, że odpowiedzialny pracownik nie dopuści do tak destrukcyjnej sytuacji. Obwarowany jest kilkoma programami antywirusowymi zaś ważne prace posiada na CD-romie lub dyskietce. Jest to jednak w wielu przypadkach jedynie teoria. Niewielu pracowników jest przygotowana na niszczycielską moc wirusów. W sytuacji zagrożenia okazują się bezsilni i nerwowo patrzą na to jak z ich komputera znikają kolejne pliki. Nie bez znaczenia jest powiedzenie, że "Polak mądry po szkodzie".

Innym zagrożeniem dla firm, które używają modemu są dialery czyli programy, które łączą się z Internetem z numerem 0700. Można je złapać na przykład wtedy gdy instalujemy różnego rodzaju dodatki tzw. plug-iny. Najbardziej bezwględne okazują się być strony o treściach erotycznych, do których dostęp często wymaga ich instalacji.
Konsekwencje szczególnie dla małej firmy mogą być nieobliczalne w postaci gigantycznego rachunku za dostęp do Internetu.

Niezadowalające wyniki finansowe

Mierne wyniki finansowe firmy są konsekwencją przedstawionych zagrożeń. Niewątpliwym zaś sprawcą słabnącej kondycji przedsiębiorstwa jest cyberslacking. Jego szkodliwość widoczna jest na każdym etapie i powoduje:

• Spadek produktywności pracowników powoduje iż zaprzepaszczony zostaje potencjał firmy. W sytuacji kiedy pracownicy mogliby wygenerować więcej projektów w krótkim czasie wykonują ich znacznie mniej w dłuższym okresie czasu. Obniżona kreatywność pracowników spowodowana takimi czynnikami jak: zmęczenie, rozproszenie, silne podekscytowanie jest powodem utraconych szans firmy. Pracownicy nie są w stanie wykazać się inspirującą pomysłowością, która mogłaby być kartą przetargową w trudnych negocjacjach z klientami i kontrahentami.

• Nadszarpnięty wizerunek firmy, który jest bezpośrednim powodem utraty klientów i partnerów. Nikt nie chce robić interesów z firmą, która nie pielęgnuje swojej reputacji. W konsekwencji spadek zamówień prowadzi do załamania finansowego firmy.

• Przeciążenie sieci może doprowadzić do sytuacji, w której ważne projekty czy dokumenty nie dotrą na czas. Utrata zaś zaufania ze strony partnera będzie powodem do zerwania współpracy. Wraz z utratą kontrahentów firma będzie traciła swoje pieniądze.

• Wirusy i dialery to żniwo beztroskiego penetrowania podejrzanych serwisów internetowych. Nieokiełznana ciekawość pracownika może narazić firmę na słoną zapłatę a nawet na skraj przepaści finansowej.

Jak wykazały badania ankietowe: "Internet w pracy" 18% pracodawców sądzi, że korzystanie z sieci rozwija niezależnie od celu, 21% nie wie jaki jest stosunek przełożonego do tej kwestii, 13% nie aprobuje, lecz nie stosuje żadnych sankcji. Prawie połowa (45%) respondentów twierdzi, że szef pozwala na korzystanie z sieci w godzinach pracy, jeśli pracownik w tym czasie nie ma innych obowiązków.

Rys. 13. Jaki jest stosunek przełożonego do wykorzystania dostępu do Internetu do celów prywatnych?

IDENTYFIKACJA I ZWALCZANIE CYBERSLACKINGU

Nadużywanie sieci przez pracowników może doprowadzić firmę do rozpaczliwych wyników finansowych. Aby nie dopuścić do tak drastycznej w skutkach sytuacji pracodawcy muszą zacząć poważnie traktować zagrożenie jakim jest cyberslacking. Być może nie jest jeszcze za późno na zastosowanie rozwiązań, które pozwolą zwalczyć tego bezwzględnego "oprawcę". Jeśli problem został dostrzeżony jest to pierwszy istotny krok w walce z tym zjawiskiem.
Jesteś właścicielem małej firmy, prezesem dużej korporacji, a może kierownikiem zespołu? Czy wiesz co robią twoi pracownicy w Internecie? Czy ufasz im na tyle, aby nie kontrolować ich poczynań w sieci? A może spadły twoje zyski, klienci zaczynają odchodzić do konkurencji, a sytuacja firmy nie wygląda najlepiej? Być może czas szukać przyczyny w cyberslackingu. Metody walki mogą być różne, od najbardziej podstawowych do zaawansowanych technicznie. Niektóre mogą się okazać bardzo banalne inne skomplikowane i kosztowne. Wybór jest na tyle duży, że każdy może wybrać coś dla siebie. Można wyszczególnić tutaj takie sposoby i procedury jak:

• ustanowienie nowego kodeksu pracy,
• sprawowanie bieżącego nadzoru poprzez zaglądanie w monitor pracownika,
• zezwolenie na wykorzystywanie Internetu po godzinach pracy,
• udostępnienie jedynie wewnętrznych zasobów,
• utworzenie specjalnego stanowiska pracy,
• przeszkolenie pracowników w zakresie przeszukiwania informacji,
• blokowanie dostępu do niektórych stron internetowych oraz niektórych typów plików,
• zainstalowanie programu monitorującego ruchy użytkownika po Internecie.

Ustanowienie nowego kodeksu pracy

Większość pracodawców posiada standardowe umowy, które są podpisywane przez pracownika w momencie rozpoczęcia pracy. Rzadko, który właściciel firmy obwarowuje się dodatkowymi paragrafami dotyczącymi wykorzystania sieci w pracy. Wraz z Internetem wkroczyły do firm nowe uwarunkowania, które powinny znaleźć swoje miejsce także w umowie. Wyznaczenie zakresu korzystania z Internetu pozwoli pracodawcy respektować i karać pracownika w przypadku wyraźnych nadużyć sieci.

Sprawowanie bieżącego nadzoru poprzez zaglądanie w monitor pracownika

Choć metoda ta wydaje się trywialna to doskonale może się sprawdzić w małych firmach, które nie mają wystarczająco dość środków finansowych, aby wdrożyć inne rozwiązania. Aby kontrolować poczynania swoich pracowników przełożony może niespodziewanie podejść do stanowiska pracy i sprawdzić czym się on zajmuje. Jeśli przyłapie niesfornego pracownika na beztroskim surfowaniu po sieci może go upomnieć lub ukarać. Pewne jest to, że osoba ta nie będzie kolejny raz ryzykowała. Jeśli pracownicy będą zdawać sobie sprawę ze stosowanych przez szefa nalotach będą wówczas się kontrolować. Metoda ta ma szansę na powodzenie jedynie wtedy, kiedy przełożony będzie poważnie zwalczał złe nawyki stosując liczne sankcje karne. Strach przed utratą pracy jest tak wielki, że pracownicy nauczą się walczyć ze słabością jaką jest surfowanie po Internecie.

Zezwolenie na wykorzystywanie Internetu po godzinach pracy

Osobom, które mają liczne powody i potrzebę, aby skorzystać z Internetu pracodawca może zaproponować dostęp do sieci, ale po godzinach pracy. Przypuszczalnie wielu pracowników podziękuje za taki przywilej wybierając możliwość szybszego powrotu do domu. Pracodawca jednak będzie miał poczucie, że zaproponował właściwe rozwiązanie. W związku z tym może bezwględnie zabronić używania Internetu w celach prywatnych w godzinach pracy. I na nic się zdadzą wówczas tłumaczenia, że pilnie musieliśmy zweryfikować kilka informacji.

Udostępnienie jedynie wewnętrznych zasobów

Aby uniemożliwić pracownikom dostęp do Internetu można utworzyć wewnętrzny system firmowy tzn. Intranet. W jego ramach możliwym staje się udostępnienie zasobów, które zostały wcześniej zebrane z globalnej sieci lub firmowych sektorów. Z jednej strony udostępnienie Intranetu może ograniczyć wiele możliwości np. pozyskanie rozległej wiedzy, najświeższych wiadomości lub weryfikację konkurencji, z drugiej zaś nie dopuści do niszczycielskiej mocy cyberslackingu.

Utworzenie specjalnego stanowiska pracy

W Stanach jednym z rozwiązań jest utworzenie nowego miejsca pracy dla osoby, która zajmuje się tylko pozyskiwaniem informacji dla wszystkich pracowników. Menedżer informacji to nowe stanowisko osoby, do której kompetencji należy również jej filtrowanie. Działanie takiego pracownika polega na zbieraniu "zamówień" na konkretne treści. Następnie są one przekazywane we właściwe ręce.
Stworzenie takiego stanowiska związane jest z zatrudnieniem dodatkowej osoby co generowałoby dodatkowe koszty. Być może miałoby to swoje uzasadnienie w sytuacji kiedy pracownicy dużej korporacji permanentnie nadużywają Internetu wyrządzając tym samym ogromną krzywdę swoim pracodawcom.

Przeszkolenie pracowników w zakresie przeszukiwania informacji

Alternatywą dla utworzenia stanowiska pracy dla menedżera informacji może być zwyczajnie przeszkolenie pracowników w zakresie przeszukiwania różnych treści. Okazuje się bowiem, że większość czasu jest przeznaczana na zlokalizowanie właściwej informacji w Internecie. W sieci znajduje się wiele bezwartościowych serwisów, które jedynie ją zaśmiecają. Szkolenie takie pozwoli pracownikom pozyskać wiedzę z zakresu wyszukiwania potrzebnej informacji.

Blokowanie dostępu do niektórych stron internetowych oraz niektórych typów plików

Ściąganie niektórych "ciężkich" plików graficznych, muzycznych lub video może być bardzo obciążające i zablokować sieć. Aby uniknąć tego typu problemów można skorzystać ze specjalnego oprogramowania, które uniemożliwia pobieranie wskazanych plików. Inną z opcji jest blokowanie dostępu do określonych stron. Pracodawcy asekurują się w ten sposób przed odwiedzaniem serwisów o niemoralnej tematyce.
Oprogramowanie spełniające powyższe funkcje jest instalowane na serwerze proxy pośredniczącym pomiędzy siecią lokalną a wyjściem na świat. Znanym producentem jest firma Websense. Program ten przechwytuje każde odwołanie do odnośnika URL i decyduje czy użytkownik ma prawo dostępu do określonej kategorii w określonym czasie.

Respondenci wyżej przytaczanych badań zapytani czy w ich firmie przeciwdziała się wykorzystaniu Internetu w celach prywatnych w 59% odpowiedzieli, że nie ma takiej potrzeby. Powstaje pytanie czy pracodawca nie widzi takiej konieczności czy też sami pracownicy?

Rys. 14. Jak przeciwdziała się wykorzystywaniu Internetu do celów prywatnych w Twojej firmie?

Zainstalowanie programu monitorującego ruchy użytkownika po Internecie

Najbardziej profesjonalną metodą, która umożliwia monitorowanie aktywności użytkowników w korzystaniu z Internetu jest specjalne oprogramowanie. Przykładem takiego programu jest ProxyInspector firmy ADVSoft. Program ten współpracuje z popularnym proxy serwerem WinGate. Pobiera z niego logi i na ich podstawie dokonuje analizy statystycznej ruchu w Internecie. Tworzy raporty z wykresami zawierające np. statystyki aktywności wybranych użytkowników w tym wykazy najczęściej oglądanych stron. Bieżące raporty są generowane w czasie rzeczywistym w formie strony internetowej. Możemy również obejrzeć natężenie wykorzystania różnych usług sieciowych (np. poczta elektroniczna). Wersja shareware jest dostępna na stronie www.proxyinspector.com.

Innym programem przeznaczonym do kontrolowania wykorzystania zasobów Internetu przez pracowników firmy jest Websense Enterprise, dominujące na rynku oprogramowaniem typu EIM (Employee Internet Management) firmy Websense. Pozwala ono monitorować, raportować i zarządzać ruchem wychodzącym z sieci wewnętrznej korporacji do Internetu.
Websense Enterprise jest zintegrowany z serwerem proxy. Filtruje ruch w Internecie porównując jego zawartość ze specjalizowaną bazą danych, która zawiera informacje o ponad 3.1 mln internetowych serwisach informacyjnych i 600 mln stronach WWW. Zebrane w bazie informacje podzielone są na ponad 75 kategorii m.in. takich jak: MP3, gry, zakupy, sex, sport, itp. Administrator może nadać uprawnienia użytkownikowi do oglądania poszczególnych kategorii stron, zabrać je lub odłożyć dostęp na później. Polskim dystrybutorem tego oprogramowania jest firma Clico, na stronie której można uzyskać więcej informacji na ten temat (www.clico.pl).

Justyna Adamczyk

Cyberslacking - zagrożeniem dla firm, cz.I.

Cyberslacking - zagrożeniem dla firm, cz.II.

Cyberslacking - zagrożeniem dla firm, cz.III.

Tekst pochodzi z Poradnika Praktycznego: "Cyberslacking i spamming - zagrożeniem dla firm", który ukazał się w magazynie Internet.