W artykule, zaprezentowano spojrzenie na organizację poprzez pryzmat jej systemów informatycznych, by wskazać na wagę wymiaru ich efektywność. Dokonano tego zarówno poprzez podejście procesowe do systemów informacyjnych organizacji jak i ich wpływu na efektywność stanowiska pracy. 1. Informacja a efektywnośćOrganizacja to grupa ludzi i infrastruktura z przypisaniem odpowiedzialności, uprawnień i powiązań.1 System informatyczny jest to system obejmujący ogół metod i środków zbierania, przetwarzania, przechowywania i udostępniania informacji przy wykorzystaniu środków automatycznych.2 Efektywność systemu informatycznego wiąże się ze wskaźnikiem charakteryzującym stosunek korzyści osiągniętych dzięki uruchomieniu i eksploatacji do poniesionych na ten cel nakładów. Podstawą racjonalnego funkcjonowania systemów jest podsystem informacyjny, który można zidentyfikować jako: "zbiór nadawców informacji, stosowanych metod i środków technicznych, informacji, kanałów przepływu informacji i odbiorców informacji, powiązanych ze sobą określonymi relacjami". Do podstawowych funkcji systemu informacyjnego należą: zbieranie, gromadzenie, przetwarzanie, przechowywanie i przedstawianie informacji decydentom dowolnych systemów działania, które mają służyć podejmowaniu przez nich racjonalnych decyzji. Głównym elementem zaś systemu informacyjnego jest informacja. Istnieje wiele jej definicji, oto niektóre z nich:
Aby móc wskazać wpływ ekonomizacji działania i zależności pomiędzy efektywnością organizacji a jej systemami informatycznymi należy uwzględnić zależności na jej kilku poziomach. Jest to poziom organizacji, poziom procesu oraz stanowiska pracy. Uwzględnianie potrzeby efektywności na poziomie organizacji polega na wyznaczeniu i realizacji celów strategicznych. Dlatego też aby cele pozwalały na efektywne funkcjonowanie organizacji powinny zawierać:
Efektywność na tym poziomie jest to relacja nakładów do efektów generowanych przez organizację obrazowana z wykorzystaniem miar, które są wskaźnikami syntetycznymi i kompleksowymi. Ważny jest tu punkt widzenia głównych, lecz nie jedynych obiektów - nośników celów przedsiębiorstwa, czyli: klientów, dostawców, pracowników i właścicieli lub akcjonariuszy.7 Aby móc skutecznie realizować sformułowane w strategii cele, należy dostosować strukturę organizacji, co można przełożyć na określony zestaw pytań:
Zarządzanie zasobami na poziomie organizacji to taka ich alokacja, która by zapewniła realizację przyjętych wcześniej działań. Oczywistym jest tu fakt, iż do tej wskazówki nie należy podchodzić statystycznie, czyli redukcja zatrudnienia średnio o dziesięć procent nie może spowodować mechanicznego obniżania stanu zatrudnienia we wszystkich działach. Alokacja zasobów winna się skupiać na wspomaganiu działania procesów. Odrębnym i ostatnim obszarem jest zarządzanie tzw. "białymi plamami" organizacji czyli obszarem będącym na styku pomiędzy działami (funkcjami) organizacji. W obszarze tym ukryte są duże możliwości poprawy funkcjonowania procesów poprzez jasne określenie jakie zasilenia i wyniki przepływają pomiędzy kolejnymi działami oraz identyfikacje wszelkich z tym związanych problemów. 2. Systemy informatyczne a organizacjaAby systemy informatyczne organizacji skutecznie wpisywały się w założenia ich efektywnego wykorzystywania należy ująć je w strategii informatyzacji organizacji, która powinna wyznaczać cele oraz realne sposoby ich osiągnięcia w wyznaczonym czasie. Za istotne zasady, należące do strategii informatyzacji, należy uznać:
Pojęcie informatycznego systemu zarządzania (ang. management computer system) obejmuje swym zakresem funkcje zarządzania polegające na gromadzeniu i przetwarzaniu informacji oraz wyznaczaniu decyzji realizowanych za pomocą komputerów.9 Liczba i intensywność powiązań elementów decyduje o stopniu zintegrowania systemu. System zarządzania jest z natury systemem informacyjnym. Obecnie, ze względu na zastosowanie informatyki, istotna jest ta część systemu, która funkcjonuje w środowisku technicznym systemu komputerowego lub sieci komputerowej. Część ta określa się jako Informatyczny System Zarządzania. Systemy informatyczne są zintegrowane, jeżeli możliwy jest odpowiedni przepływ danych i sygnałów sterujących między nimi. Aby tego dokonać konieczne jest spełnienie warunków spójności syntaktycznej, semantycznej jak i technicznej. Warto wymienić korzyści z zastosowania zintegrowanych systemów zarządzania. Wśród najważniejszych są:
Bardzo ważnym elementem w poprawnym działaniu systemu jest efektywne wykorzystanie wszystkich przydatnych modułów na potrzeby organizacji. Trzeba pamiętać, że moduły każdego systemu są ściśle ze sobą powiązane. Wprowadzenie niepoprawnej informacji w jednym module spowoduje jej błędne przetworzenie w drugim i zniekształcenie informacji końcowej. 3. Podejście procesowe w organizacjiProces to ciąg czynności zaprojektowanych tak aby w ich wyniku powstawał produkt lub usługa. Proces można również rozumieć jako łańcuch wartości (każda kolejna czynność dodaje wartość do efektu całości). W organizacji można wyróżnić kilka typów procesów: podstawowe (produkcja, dystrybucja fakturowanie i procesy związane ściśle z działalnością przedsiębiorstwa), wspomagające (rekrutacja, szkolenia, kontroling) i zarządzania (ustalanie priorytetów, celów, alokacja zasobów). Podstawowe procesy przyczyniają się do powstawania produktów i usług oferowanych na rynku klientowi zewnętrznemu. Procesy wspomagające są często niewidoczne dla klientów ale mają duży wpływ na całość działań organizacji. Procesy zarządzania zapewniają sprawne funkcjonowanie całej organizacji. Zjawiska (procesy) występujące w organizacji należy traktować jako zlokalizowane w obszarze systemowym procesu na który składa się: wejście, wartość dodana, wyjście. Efektywność na poziomie procesu to relacja pomiędzy nakładami a efektami generowanymi przez poszczególne procesy lub strumienie procesów tworzących organizację. Pomocne będą tu narzędzia mapowania procesów. Mogą być one wykorzystywane w celu usprawniania procesów jak również przy wprowadzaniu standardów opartych na normach serii ISO 9000. Na efektywne zarządzanie procesem składają się cztery składowe: zarządzanie celami, efektywnością, zasobami i na styku między działami. Zarządzanie celami w przypadku procesu to określenie celów cząstkowych dla wszystkich istotnych czynności, czyli takich, które mają istotny wpływ na realizację opartych na oczekiwaniach klientów. Po dokonaniu definicji celów na poziomie procesów cząstkowych należy przejść na poziom funkcji i ich celów. Pomocne na tym etapie jest przygotowanie tablicy funkcji i zadań. Zarządzanie efektywnością procesu to zbudowanie systemu monitorowania wyników procesu. Należy tu zapewnić zbieranie opinii zewnętrznych i wewnętrznych, porównywanie realizacji z celami głównymi, wprowadzenie mechanizmów rozwiązywania problemów i reagowanie na nowe potrzeby klientów. Zarządzanie zasobami na poziomie procesu to przydział środków finansowych i pracowniczych do realizacji celów. W wyniku zsumowania poszczególnych składowych możemy uzyskać całkowity budżet projektu. Tak zbudowany budżet może być podzielony na pewne składowe, które otrzymywać powinny odpowiednią ilość zasobów. Przy przypisaniu budżetów oraz kosztów w procesie można stosować metodę ABC. Ostatnim elementem jest zarządzanie na styku pomiędzy działami, są to miejsca, w których następuje przekazanie produktu lub usługi innemu działowi. Łącza te stanowią miejsca największych potencjalnych usprawnień. Należy poświęcić szczególna uwagę połączeniom pomiędzy głównymi działami firmy. W zależności od typu i struktury procesu zmienia się w sposób istotny waga nurtu informacyjnego. W klasycznych procesach produkcyjnych dominującą rolę ma proces realny a dokumenty, które powstają mają charakter wspomagający i rejestrujący, wykonywane czynności. Podstawowym celem procesu jest wykonanie produktu fizycznego. Odwrotnie jest w procesach biurowych czy też administracyjnych. W tej klasie procesów powstające dokumenty i procedury ich przetwarzania stanowią istotę realizowanego procesu. Proces realny sprowadzony jest do prostych czynności, które nie stanowią o wyniku końcowym, chociaż mają istotny wpływ na jego jakość. Są to czynności przenoszenia dokumentów, kopiowania ich, zmiany nośnika itp. Ciąg tych fizycznych operacji na dokumentach stanowi opis procesu realizacji i określa jego wynik, którym najczęściej jest opracowany finalny dokument, będący wynikiem ciągu skomplikowanych, wielokierunkowych działań cząstkowych. Produktem końcowym procesu jest dokument zawierający jakieś decyzje, opinie czy też wykonanie określonej usługi.11 Wspomaganie organizacji prowadzącej działalność procesową poprzez sferę informatyczną jest uzależnione od struktury realizowanych procesów i może być bardziej znaczące w przypadku procesów biurowych i administracyjnych. Struktura procesu w przypadku działań produkcyjnych jest najczęściej zapisana w organizacji prac, która często mocno jest związana ze strukturą organizacyjną firmy. W szczególności jest to taśma produkcyjna, zaprojektowana zgodnie z technologią wytwarzania produktu, a stosowane wspomaganie komputerowe stanowi uzupełnienie tego procesu. W przypadku procesu biurowego, jego struktura może być zapisana w systemie komputerowym i kolejne działania procesowe mogą być sterowane przez system informatyczny. Konkretne działania na dokumentach są wymuszone przez system komputerowy, powodując zaprogramowaną sekwencję działań, co przekłada się na postęp prac w wykonywanym procesie. Jest to specyficzna taśma produkcyjna, po której przemieszczane są dokumenty a całością procesu obróbki różnych dokumentów, steruje system informatyczny zapisany w komputerze. Rola pracownika to twórcze działanie na konkretnym stanowisku. Informatyczna obsługa procesu sprowadza się do automatyzacji procesu informacyjnego i przetwarzania dokumentów powstających na potrzeby realizacji kolejnych czynności procesowych.12 Sieć działań opisująca proces informacyjny, ujęta w systemie informatycznym, określa jakie dokumenty powstają i w jaki sposób będą przetwarzane na konkretnych stanowiskach. Jest to opis metody przepływu dokumentów oraz zilustrowanie strumieni informacyjnych koniecznych dla realizacji danego procesu. W systemie informatycznym wspomagającym ten proces można zaszyć, jakie działania należy wykonać na każdym stanowisku, przez które przepływa dokument. Mogą wówczas powstawać nowe dokumenty, istniejące już mogą być powielane lub archiwizowane. Te typowe czynności dla procesów biurowych, nie wymagają specjalnej aktywności. Wykonywane są komputerowo w takiej ilości i jakości, aby gwarantować sprawne wykonanie obsługiwanego procesu. Podczas modelowania procesów decyzyjnych stosowane są metody odwzorowujące sekwencję procesów przetwarzania i warunki realizacji procesów przetwarzania. Metody te mają na celu opracowanie takiej definicji algorytmu, która może być odwzorowana, za pomocą narzędzi programistycznych, w oprogramowanie. W analizie strukturalnej są to np.: diagramy STD, (State Transition Diagram) i TRG (Transformations Diagram), w obiektowej technice modelowania są stosowane tzw. "modele zdarzeniowe", które odwzorowują zależności przyczynowo-skutkowe systemu informacyjnego i interakcji systemu informacyjnego z otoczeniem. Produktami tych metod są deterministyczne modele systemu informacyjnego, odwzorowujące skończony zbiór procesów decyzyjnych na podstawie analizy "obrazu informacyjnego" obiektu, jakim jest organizacja.13 4. Efektywność na poziomie stanowiska pracyEfektywność na poziomie stanowiska pracy to spełnienie kilku warunków jakimi są: prawidłowo zdefiniowane cele, właściwie zaprojektowanie stanowiska pod względem realizacji kolejnych etapów procesu, oraz zarządzanie całością stanowiska z uwzględnieniem elementów wpływających na efektywność pracownika. Warunkiem osiągnięcia właściwego poziomu efektywności jest takie zaprojektowanie stanowiska pracy, aby wspierało ono realizację poszczególnych czynności w procesie. Zdefiniowanie celów dla stanowiska to badanie jak wyniki pracy a także standardy wykonania są związane z wymaganiami procesu, a te zaś jak są powiązane z celami organizacji i wymaganiami klientów. Poziom stanowiska pracy, jej efektywność, to kontrola czy realizacja procesu przekłada się na konkretne stanowisko pracy. Należy również zwrócić uwagę na kolejność wykonywania czynności, na ich logikę a także istnienie procedur i instrukcji wspomagających. Ostatnim elementem jest ergonomia stanowiska ze szczególnym uwzględnieniem ergonomii w dziedzinie pracy z komputerem. Właściwe zarządzanie stanowiskiem pracy to szereg czynności, które pozwalają umieścić właściwe osoby w takim otoczeniu, które pozwoli im na osiągnięcie celów tego stanowiska. Składa się na to wiele elementów. Pracownicy powinni znać i rozumieć cele swego stanowiska pracy (wyniki pracy oraz standardy jakie mają spełniać). Niezbędne jest zapewnienie im otrzymywania odpowiednich zasobów, informacyjnych i materialnych oraz zrozumienie priorytetów działania wraz z logicznym zakresem obowiązków. Wpływ ma również stosowanie systemu nagród i zachęt za osiągnięcie planowanych celów dla danego stanowiska. Wiedza o stopniu realizacji swych celów pozwala na efektywną pracę. Dla realizacji tych zadań pracownicy posiadać powinni niezbędną wiedzę i umiejętności do osiągnięcia celów. Na koniec pozostaje sprawdzenie czy zatrudnieni pracownicy posiadają niezbędne predyspozycje: fizyczne, mentalne i emocjonalne by skutecznie realizować cele swego stanowiska.
Miary efektywności należą do jednych z najbardziej złożonych, a pomiar i analiza efektywności jest dość poważnym przedsięwzięciem nawet w przypadku obiektów i zjawisk "dobrze" mierzalnych. Jest to jednak szczególnie złożone zadanie w przypadku trudno mierzalnych cech jakościowych systemów informatycznych i efektów ich zastosowań.14 Wieloznaczna interpretacja, wielowymiarowe konteksty etyczne (psychologiczne, socjologiczne, ekonomiczne), skrajnie subiektywne aspekty kosztowe oraz niezgłębione jeszcze relacje ekonomiki informacji upoważniają i skłaniają do poszukiwań efektywności zastosowań. Zarówno w kontekście, tych którzy są kreatorami zastosowań systemów informatycznych, jak i tych którzy są ich beneficjentami. Istotne jest tu także zwrócenie uwagi na tych uczestników, których skutki pomiaru efektywności dotykają w sposób pośredni.15 Liczenie odrębnej stopy zwrotu z inwestycji (ROI) dla informatyki nie jest uzasadnione. Komputery (a z nimi informatyzacja) nie zarabiają pieniędzy inaczej niż poprzez automatyzację rutynowych czynności. Sposobem pomiaru wkładu informatyki w rentowność jest porównanie planowanej dla firmy Ekonomicznej Wartości Dodanej po poniesieniu wydatków na informatykę z Ekonomiczną Wartością Dodaną bez dodania nakładów na informatykę. Jeśli tak się zdarzy, że informatyka podniesie jakość produktów lub usług (wartości niematerialnych), powinno to ujawnić się jako zwiększenie Ekonomicznej Wartości Dodanej.17 Problem oceny wpływu i efektywności systemów informatycznych na działanie, funkcjonowanie i zachowywanie się organizacji na rynku nie jest podejmowany powszechnie. Dzieje się tak gdyż wpływ na to mają cztery podstawowe kategorie: niemierzalność, przesunięcie w czasie, redystrybucja i trudności w zarządzaniu.18 5. PodsumowanieBadanie efektywności organizacji z uwzględnieniem jej aspektu procesowego wymaga szerokiego spojrzenia na jej system informacyjny. Informatyka w organizacji jest niezbędnym elementem sprawnego jej zarządzania i warunkiem jej efektywnego funkcjonowania na rynku. Efektywność zatem, jej systemów informatycznych, przekłada się pośrednio na efektywność funkcjonowania, choć teza ta jest zbyt daleko idąca i nie uwzględnia innych aspektów działania. Inwestycje w informatykę w organizacji są kosztowne, ale szybko się zwracają w postaci obniżki kosztów np.: działalności urzędów i zwiększenia ich skuteczności w egzekwowaniu wpływów do budżetu państwa. Ten kierunek działania przynosi wymierne efekty we wszystkich dobrze zorganizowanych krajach.19 Urzędy państwowe i instytucje publiczne oraz inne organizacje nie uciekną w przyszłości od konieczności analizy kosztów działalności i racjonalizacji wydatków. Presja na przykładanie coraz większej wagi do ekonomicznych aspektów funkcjonowania będzie silniejsza tam, gdzie istnieją skuteczne mechanizmy kontroli nad dystrybucją środków. Gospodarowanie nimi nie będzie możliwe bez wykorzystania rozwiązań informatycznych.20 |
Excel 2010 PL. Programowanie w VBA. Vademecum Walkenbacha
VBA dla Excela 2007. 166 praktycznych przykładów
Microsoft Office 2007 PL. Rady i wskazówki.
Microsoft Excel 2007 PL. Analizy biznesowe
Office 2007. Język VBA i makra
Excel z elementami VBA w firmie
Komputerowe wspomaganie zarządzania przedsiębiorstwem
Inżynieria systemów informatycznych w e-gospodarce
Informacja w organizacji stanowi cenny zasób. Jak każdy z zasobów organizacji, podlegać powinien ocenie efektywności jej wykorzystania. Z uwagi na specyfikę organizacji działających na współczesnym rynku, informacja nieodłącznie związana jest z systemami informacyjnymi, tych zaś bez podejścia procesowego, nie jesteśmy w stanie w pełni skutecznie badać. Badanie procesów organizacji to nic innego jak badanie efektywności jej systemów informacyjnych.